Transformación Digital en ZUIA Ingeniería

Descripción de la actividad de la organización

Empresa fundada en 2004 que se especializa en eficiencia energética y energías renovables.

Sector

Energías renovables

Nº de personas empleadas

17

Localización

Calle Portal de Gamarra, Boulevard 1, 01010, Vitoria - Gasteiz, Álava

Solución

La solución desarrollada consta de: 1. Un diagnóstico inicial que incluyó reuniones iniciales para establecer objetivos y alcance, así como un análisis de la situación actual de ZUIA Ingeniería. Este análisis involucró la revisión de los procesos operativos existentes, la identificación de áreas de mejora y limitaciones, y la recopilación de información sobre las necesidades y requerimientos de la empresa. 2. Realización de entrevistas con los departamentos y áreas funcionales para identificar y definir claramente los requerimientos del sistema ERP. 3. Elaboración de un plan de implementación detallado que incluyó un cronograma, asignación de responsabilidades y recursos necesarios. Este plan proporcionó una hoja de ruta para el proceso de implementación del futuro sistema ERP y la transformación digital en ZUIA Ingeniería.

Objetivos y principales Actividades del Proyecto

El objetivo es desarrollar la implementación del sistema de gestión ERP para mejorar la eficiencia operativa y optimizar los procesos internos. Objetivos específicos:
1. Realizar un diagnóstico inicial para identificar necesidades y requerimientos específicos que incluya aspectos como la integración de procesos, gestión de proyectos, inventarios, recursos humanos, seguimiento de costos, reporting y análisis.
2. Evaluar las soluciones tecnológicas disponibles en el mercado que cumplan con los requerimientos definidos y puedan mejorar la eficiencia.
3. Diseñar una estrategia para la implementación del sistema de gestión ERP que incluya una guía para el desarrollo del cronograma, asignación de responsabilidades, recursos necesarios y un plan de capacitación para el personal.
Las principales actividades realizadas incluyeron:
1. Recolección de requerimientos a través de entrevistas y sesiones de trabajo con los diferentes departamentos y áreas funcionales para identificar los requerimientos.
2. Análisis de sistemas ERP y otras herramientas digitales complementarias, considerando factores como funcionalidad, costos, escalabilidad y compatibilidad con las necesidades de la empresa. 3.Diseño de la estrategia para la implementación del sistema de gestión ERP.

Obstáculos en la ejecución y como se han superado

El mayor obstáculo identificado fue la dificultad para superar experiencias previas en transformación digital debido a una experiencia negativa en este ámbito en el pasado, lo que dificultó la adopción eficaz y ágil de un nuevo modelo digital. Esto evidenció la importancia de destacar las lecciones aprendidas para tener una visión integral de la empresa y sus necesidades. La identificación y levantamiento de requerimientos también representó un desafío significativo. Fue un proceso laborioso que requirió una participación activa y retroalimentación constante de ambas partes para captar todas las necesidades de ZUIA. Superar este obstáculo implicó una participación activa de todos los involucrados en el proyecto, quienes pudieron expresar sus preocupaciones y necesidades relacionadas con el cambio cultural y digital al que se enfrentaba la empresa.

Resultados y Lecciones aprendidas

Los principales resultados son:
1. Definición de objetivos y requerimientos específicos para la implementación del sistema de gestión ERP.
2. Identificación de áreas de mejora y limitaciones a través del diagnóstico inicial y las entrevistas, enfocando esfuerzos en áreas críticas.
3. Evaluación de opciones tecnológicas disponibles en el mercado que podrían satisfacer los requerimientos definidos. 4.Elaboración de un plan de implementación del sistema de gestión ERP y la transformación digital con un cronograma específico, asignación de responsabilidades y recursos, proporcionando una hoja de ruta clara para el proceso de implementación.
Lecciones aprendidas:
1. Importancia de la gestión del cambio: la transformación digital no se trata solo de implementar nuevas tecnologías, sino también de gestionar eficazmente el cambio organizacional y cultural e involucrar activamente a todos los niveles de la organización en el proceso de transformación.
2. Importancia de una comunicación transparente y constante durante todo el proceso
3. Se valoró la importancia de reflexionar sobre las experiencias previas en transformación digital, incluso aquellas que fueron negativas.

- Hazinnova