Estudio y diseño de un sistema de indicadores de gestión

Descripción de la actividad de la organización

Empresa que se dedica a la elaboración y distribución de platos preparado de quinta gama.

Sector

Industria Alimentaria

Nº de personas empleadas

12

Localización

Olagarai Kalea 1, 20180, Oiartzun, Gipuzkoa

Solución

La solución propuesta es diseñar un sistema de gestión de indicadores para ayudar a diagnosticar, evaluar, comunicar y dirigir la organización y el equipo. Para ello, primero se propone analizar las prácticas actuales de la empresa en relación con los indicadores, definir su adaptación a los objetivos del negocio y capacitar al personal en conceptos de gestión de indicadores y gestión diaria. En segundo lugar, se propone realizar dinámicas de trabajo con el equipo para diseñar los indicadores clave que sean efectivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales. El objetivo del sistema de gestión de indicadores es tener una visión clara y cuantificable del rendimiento de la empresa para identificar áreas problemáticas, entender dónde se están produciendo ineficiencias y tomar decisiones informadas para mejorar.

Objetivos y principales Actividades del Proyecto

Asesoramiento en el estudio y diseño de un sistema de gestión de indicadores que permita evaluar, informar y mejorar la eficiencia y productividad de la organización. Para ello, se llevaron a cabo las siguientes actividades:
• Definición del objetivo y alcance del proyecto.
• Entendimiento de la problemática y de su impacto en la empresa y en el cliente.
• Formación al equipo de proyecto en sistema de gestión de indicadores.
• Dinámica con el equipo de proyecto para identificar las necesidades y los objetivos en las áreas clave de la organización: administración, personal, compras y operaciones.
• Sesiones de trabajo con el equipo para identificar y definir los indicadores clave. En este punto ha sido importante definir indicadores que estén alineados con los objetivos del negocio.
• Diseño de los indicadores identificados indicado su método de cálculo, fuente de datos, frecuencia de cálculo, responsable de recoger los datos, analizar y reportar y definición del objetivo.
• Valoración del impacto / beneficio y coste dificultad de desarrollo e implantación de los indicadores definidos y priorización de los indicadores.
• Diseño a alto nivel del panel de mando. Herramienta para resumir, agrupar y presentar los indicadores.
• Definición próximos pasos.

Obstáculos en la ejecución y como se han superado

A lo largo del proyecto, nos encontramos dos principales obstáculos / barreras:
• La definición de los indicadores puede ser un proceso complicado ya que para que un indicador sea eficaz debe ser relevante para los objetivos de la empresa, medible, alcanzable y preciso. En este sentido, se realizó una dinámica de trabajo con el equipo para entender bien las necesidades y objetivos de la empresa a nivel global y también por departamento para enfocar mejor la definición de los indicadores.
• Recopilación de datos: una vez definido el método de cálculo, nos dimos cuenta de que no disponíamos de muchos de los datos necesarios para poder calcular el indicador. Para dar solución a este problema, se definieron los pasos a realizar para recopilar y calcular los indicadores y a partir de ese análisis, se evaluaron cada uno de los indicadores en función del beneficio y del coste/dificultad para así poder priorizar los indicadores y planificar el esfuerzo.

Resultados y Lecciones aprendidas

Gracias al estudio y diseño del sistema de gestión de indicadores desarrollado en la empresa, se han obtenido los siguientes resultados:
• Definición y diseño de indicadores claros alineados con los objetivos y necesidades de la empresa.
• Los indicadores proporcionan datos objetivos que sirven a la organización en la toma de decisiones eficaces, ofreciendo una visión clara y cuantificable del rendimiento de la empresa.
• Identificación de tendencias: al recopilar y analizar datos a largo tiempo, además de controlar la situación de la empresa, la gestión de indicadores puede ayudar a identificar tendencias y patrones, proporcionando información valiosa que puede ser utilizada para planificar el futuro.
• Mayor transparencia: mayor transparencia de información en la organización y entre los departamentos.
• Mayor satisfacción el cliente y personas trabajadoras: al medir la satisfacción la organización puede mejorar la experiencia del cliente y del personal y aumentar su lealtad.

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