Seguimiento económico de proyecto

Descripción de la actividad de la organización

UKT es una cooperativa que trabaja en el entorno de la edición y gestión de medios de comunicación locales en euskera .

Sector

Servicios-Publicidad y Edición de periódicos

Nº de personas empleadas

33

Localización

ba soreasu, 1, bajo, 20730, Azpeitia, Gipuzkoa

Solución

Tras analizar la tipología de clientes y servicios (muy variada) se abordó un rediseño de las fichas de proyecto, añadiendo también una tabla general de todos los proyectos, con ingresos-gastos presupuestados vs. Ingresos-gastos reales. Esto se complementó con una sistemática de registro de horas de trabajo. Se han podido implementar las herramientas en entornos compartidos (Sharepoint) para su actualización continua en tiempo real, simplificando la introducción de datos.

Objetivos y principales Actividades del Proyecto

Facilitar el seguimiento económico de los proyectos mediante:
• El rediseño de las fichas individuales de proyecto.
• La implementación de una lista general de proyectos, con análisis de presupuestado vs. Real, y la segmentación de los mismos por tipo de cliente y tipo de servicio para análisis transversales.
• La implementación de una sistemática sencilla de registro de horas de proyecto en los equipos clave de proyecto, para facilitar el seguimiento económico de los proyectos seleccionados.
• La integración de las diferentes herramientas en el entorno compartido Sharepoint para su vinculación directa y actualización en tiempo real, para una mayor agilidad en el seguimiento.

Obstáculos en la ejecución y como se han superado

La diversidad de servicios dificultaba el diseño de un método común de trabajo. Por ello, se optó por aplicar la nueva sistemática solo a proyectos (servicios de comunicación, suplementos), dejando fuera del alcance la gestión de contenidos, suscripciones y publicidad, sujeta a otras variables.
Tras unificar e integrar el seguimiento de ingresos y gastos externos de los proyectos, se planteó analizar el coste interno, como indicador clave en los proyectos. Ante la dificultad de implementar un hábito de registro de horas general, se optó por seleccionar a un equipo reducido de personas, el más directamente relacionado con proyectos, para involucrarles en el registro de horas en proyectos. Así, la implementación fue más rápida y dirigida a las necesidades de información de proyectos.
Gracias al cambio hacia Sharepoint y entornos colaborativos de trabajo, esta implementación ha sido más rápida, ya que se han podido vincular de forma automática las diferentes hojas desarrolladas.

Resultados y Lecciones aprendidas

Los resultados y las lecciones aprendidas son las siguientes:
• Mayor agilidad en la actualización de la herramienta, basando algunas partes en importación de datos (sujeta a cambios continuos).
• Mejor visualización de información y alertas en las diferentes áreas de planificación (importes destacados, situaciones de facturas, niveles de alerta de saldos).
• Resumen general de tesorería prevista estructurada en horizonte semanal (mejor visualización de puntas y valles parciales en la previsión) y con desglose por tipología de cobro/pago para orientar las decisiones y ganar en ANTICIPACIÓN en la gestión.

- Hazinnova