Optimización y Reestructuración de Procesos Internos en OZASAN Renovables

Descripción de la actividad de la organización

Empresa líder en el campo de las energías renovables especializada en energía solar fotovoltaica para autoconsumo en empresas

Sector

Energías renovables

Nº de personas empleadas

Localización

BA Jauregizahar, 14, Bajo, Mano DR, 1, 48340, Amorebieta-Etxano, Bizkaia

Solución

La solución desarrollada se centró en varios aspectos:
1. Definición de roles y responsabilidades mediante un análisis de los roles existentes y la definición clara de responsabilidades de cada puesto.
2. Diseño de un nuevo organigrama que reflejara de manera precisa los departamentos, jerarquías y relaciones internas de la empresa. Esto proporcionó una claridad organizativa, facilitando la coordinación y la toma de decisiones.
3. Segmentación de procesos y definición de responsabilidades: se identificaron y definieron detalladamente los procesos clave dentro de cada departamento y se establecieron las responsabilidades de cada rol en cada etapa del proceso.
4. Implementación de un sistema de comunicación efectivo entre departamentos y equipos para un flujo de información adecuado y un seguimiento eficiente de los proyectos.

Objetivos y principales Actividades del Proyecto

Objetivo general del proyecto fue reestructurar la organización y optimizar los procesos internos de OZASAN Renovables para una operación más eficiente y un crecimiento sostenible en el sector de energías renovables.
Objetivos específicos:
1. Definir y establecer un nuevo organigrama.
2. Segmentar procesos y definir responsabilidades.
3. Mejorar la comunicación interna y gestión de proyectos.
Para ello, se desarrollaron las siguientes actividades:
Fase 1: Diagnóstico y análisis:
• Recolección de información a través de entrevistas y encuestas con el personal para comprender la percepción actual de la estructura organizativa, procesos y responsabilidades.
• Análisis de procesos existentes en cada departamento y mapeo de sus interacciones y dependencias. Se evaluó su eficiencia y se identificaron áreas de mejora.
• Identificación los roles actuales y responsabilidades, identificando las áreas donde se superponen o falta claridad.
Fase 2: Diseño de un nuevo organigrama "TO-BE"que reflejara la estructura organizativa deseada, identificando departamentos, posiciones y jerarquías.
• Segmentación de procesos, detallando las etapas, actividades y responsabilidades y estableciendo flujos de trabajo claros y secuenciales.
• Redefinición de roles y responsabilidades

Obstáculos en la ejecución y como se han superado

Se enfrentaron obstáculos debido al crecimiento acelerado de la empresa y la complejidad creciente de sus procesos internos, generando un sesgo de información. Estos obstáculos llevaron a la pérdida de control sobre los pasos en los procesos y a la falta de definición clara de roles y responsabilidades. Para abordarlos, se llevó a cabo un enfoque que incluyó poner en contexto a los miembros del equipo y exponer diferentes parámetros como la percepción del día a día y las creencias de los empleados sobre los procesos existentes. Se reconoció que los usuarios finales eran la clave para definir con claridad los procesos y garantizar su correcta ejecución. Se desarrolló un mapa de procesos que identificaba las actividades necesarias y se recopiló feedback de los usuarios para entender sus necesidades. Con esto, se diseñó un esquema de trabajo para ordenar las actividades en las áreas de ingeniería, administración y gerencia, con una estructura más clara y eficiente.

Resultados y Lecciones aprendidas

Los resultados obtenidos incluyeron:
1. Un nuevo organigrama que clarificó los departamentos y jerarquías y una estructura organizativa más eficiente.
2. Optimizar los procesos internos, mayor eficiencia y reducción de redundancias.
3. Clarificar los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo y distribuir de forma más efectiva las tareas y responsabilidades.
4. Disponer de canales de comunicación más efectivos entre departamentos y personal, mejorando la colaboración y el flujo de información.
5. Mejorar la efectividad de la gestión de proyectos, desde la planificación hasta la ejecución y seguimiento.
Lecciones aprendidas:
1. El compromiso y liderazgo de la dirección es fundamental para la implementación exitosa de cambios organizativos y su mantenimiento.
2. Una comunicación clara y efectiva es fundamental para asegurar que todos los miembros del equipo comprendan sus roles y responsabilidades y evitar malentendidos y falta de alineación.
3. Es importante diseñar estructuras y procesos flexibles y adaptables a cambios en el entorno empresarial y las necesidades del mercado y fomentar una cultura de innovación y mejora continua en la organización.

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