Innovar en estrategia: diseño e implantación de los OKR en la Red de Salud Mental de Bizkaia de Osakidetza

Descripción de la actividad de la organización

La Red de Salud Mental de Bizkaia es una organización sanitaria pública que presta atención especializada en salud mental en Bizkaia, basada en un modelo comunitario y orientada a la recuperación de las personas en colaboración con otras organizaciones y entidades.

Sector

Público- Servicios sanitarios y sociales

Nº de personas empleadas

1000

Localización

Antecedentes

Desde la Subdirección de Investigación e Innovación, llevaban tiempo planteándose introducir cambios en cómo se organiza la RSMB en torno a la estrategia, conscientes de la necesidad definir y hacer seguimiento de los objetivos y resultados clave de forma sistemática. Tras la búsqueda de nuevas metodologías que aborden esa necesidad y además aporten valor a la organización y, por consiguiente, a las personas que atiende, el Departamento de Investigación e Innovación se decide por implantar la metodología de los OKR (Objectives and Key Results) en la organización.

Reto

El reto principal ha sido conseguir, partiendo de un escenario relativamente complejo con muchos indicadores de seguimiento de la actividad, identificar aquellos que realmente son clave para producir una mejora en la estrategia y, en el caso de no existir, ser capaces de crearlos. El siguiente reto ha sido generar la confianza y el compromiso de otras personas de la organización desconocedoras de la metodología OKR, pero necesarias para obtener los resultados perseguidos.

Razones para ser considerado un Caso Práctico de Innovación

Porque se trata de la implantación de una metodología de trabajo (OKR) procedente de las grandes empresas tecnológicas, en el campo de la salud, siendo la Red de Salud Mental de Bizkaia de Osakidetza pionera en este abordaje. Este proceso innovador no solo redunda en una mejora en la implementación del Plan Estratégico, sino que tiene su impacto en el desempeño de la organización, en el uso eficiente de los recursos y aporta, sobre todo, mayor valor en la atención a las personas.

En 2010 se crea la Red de Salud Mental de Bizkaia (RSMB) de Osakidetza que integra bajo una única dirección la Salud Mental Extrahospitalaria en las cuatro comarcas de Bizkaia y los tres hospitales psiquiátricos: Hospital de Bermeo, Hospital de Zaldibar y Hospital de Zamudio que presta atención a unas 60.000 personas de todo Bizkaia.

La RSMB cuenta con un Plan Estratégico que destaca tres valores, la cercanía, la profesionalidad y la proactividad, este último entendido como la incorporación de las mejores prácticas, propuesta de nuevas ideas, así como la búsqueda constante de soluciones a las necesidades de la organización. Así, aplicando esos valores y respondiendo a la necesidad de seguir creando valor, la Subdirección de Investigación e Innovación de la RSMB, decide buscar en la metodología OKR (Objectives and Key Results) la forma de centrar los esfuerzos en lo prioritario sin perder de vista el planteamiento estratégico de la organización.

La metodología OKR es una metodología de gestión estratégica, ampliamente contrastada en el mundo empresarial, que busca alcanzar la estrategia de una forma más rápida y eficiente. La base de la metodología está en la forma en que se definen los objetivos y la forma en la que se trabaja para conseguirlos. Para ello, una vez marcado el rumbo a seguir, es necesario identificar cuáles van a ser los resultados clave a alcanzar, así como los indicadores que, con más o menos periodicidad, van a permitir medir el progreso de la estrategia.

Una vez aplicada la metodología OKR, la RSMB ha identificado 4 objetivos que guiarán su actuación: 1) mejorar los resultados en salud y la calidad de vida de las personas usuarias, 2) Mejorar la experiencia de las personas usuarias, 3) Impulsar el trabajo en red y la coordinación interna y externa y 4) gestionar el gasto de acuerdo al presupuesto asignado. Estos objetivos se acompañan de 13 resultados clave con sus consiguientes indicadores de seguimiento. Para ello, un proceso importante ha sido revisar el sistema de indicadores existente en la organización e identificar aquellos que realmente producen un cambio. Con ello, no solo se han elevado aquellos indicadores que redundan en una mejora, sino que ha sido necesario crear nuevos indicadores que contribuyan, con información relevante, a mostrar “una foto” fiel del progreso de la estrategia.

Para la RSMB una de las principales ventajas de aplicar los OKR ha sido conseguir que la organización sea mucho más ágil, pasando de medir los resultados de la estrategia en tiempos más largos y acorde a una multitud de indicadores, a centrarse en lo prioritario, incorporando una medición regular y planificada para un número reducido de indicadores clave. Este nuevo enfoque permite orientar el esfuerzo en el camino adecuado, pudiendo establecer, en su caso, las correcciones oportunas con mayor flexibilidad y rapidez.

Además, la metodología de los OKR exige de un proceso colaborativo desde su diseño hasta su implantación. Los objetivos y los resultados clave necesitan ser consensuados por un equipo multidisciplinar, con responsables de diferentes áreas, alineando así a toda la organización en la misma dirección.

Las principales acciones desarrolladas en el marco de este proyecto son las siguientes:
1. Primera sesión de trabajo:
• Presentación de la metodología de los OKR, sus ventajas y el impacto que se persigue con su implantación en la organización.
• Se empieza a trabajar con la metodología: se define el propósito de la organización, se trabajan los objetivos y los resultados clave en relación con el Plan Estratégico.
2. Trabajo interno de estructuración de la información recogida en la primera sesión y diseño de una primera versión de los OKR. Se realiza un envío, para su validación, a las personas que participaron en la primera sesión y que son las que además continuarán a lo largo de todo el proceso.
3. Segunda sesión de trabajo:
• Elaboración de los objetivos que guiarán la actuación: se consensuan 4 objetivos entre el equipo de trabajo.
• Definición de 13 resultados clave en relación al Plan estratégico de la RSMB.
• A cada resultado clave se le atribuye un periodo de evaluación (semestral, anual o bienal) en función del indicador.
• A cada resultado clave se le designa una persona responsable.
4. Seguimiento sistematizado:
• Los resultados clave se evalúan cada 6 meses, 1 o 2 años, en función de los indicadores de seguimiento. El objetivo es poder establecer, lo antes posible, acciones de mejora especialmente en aquellos que no evolucionan satisfactoriamente.
• Cada 3 meses se hace seguimiento en las reuniones del equipo directivo y se evalúa el progreso respecto a las tareas a realizar.

Los principales resultados obtenidos son:
• La implantación de la metodología de los OKR ha permitido gestionar de forma prioritaria los objetivos clave, antes al mismo nivel que el resto.
• La puesta en marcha de la metodología de los OKR tiene un alcance en toda la organización sanitaria facilitando la toma de decisiones por parte del equipo directivo.
• La organización adquiere una mayor capacidad y flexibilidad para responder a los cambios que se vayan produciendo en el sector y/o en la organización.
• La organización ha avanzado más allá en su desempeño creando nuevos indicadores en salud, inexistentes hasta la implantación de la metodología OKR, que permiten un mejor despliegue de la estrategia.
• La utilización de los recursos de la organización se ha vuelto más eficiente, al tener una mejor visión de lo que está sucediendo y tener claras las prioridades.
• Los resultados clave han evolucionado satisfactoriamente, mejorando las puntuaciones a lo largo del tiempo, lo que muestra una mejora en la experiencia de las personas usuarias.