Automatización de procesamiento y carga de información de facturación

Descripción de la actividad de la organización

Fabricación de polipastos, grúas puente, componentes para grúas, pórticos, plumas, carretones, ménsulas y otros elementos de elevación.

Sector

Fabricación de maquinaria de elevación.

Nº de personas empleadas

250

Localización

Antecedentes

GH Cranes enfrenta retos notables en la gestión de sus facturas, ya que la gran variedad de proveedores existentes a nivel internacional implica un elevado volumen de las mismas, cada una con su formato específico. Tradicionalmente, la entrada de datos de estas facturas se realizaba de forma manual, lo que podía provocar errores e inconsistencias. Así, la empresa toma conciencia de la necesidad de mejorar su eficiencia operativa en cuanto al procesamiento de las facturas y se fija el objetivo de automatizar y optimizar su proceso de facturación y la integración de esta información en su ERP.

Reto

El reto consiste en la automatización del procesamiento de las facturas mediante la implementación de una solución de inteligencia artificial que permita de forma automática la entrada, lectura y procesamiento de los datos estas facturas, reduciendo así la necesidad de intervención manual y minimizando por tanto el riesgo de errores humanos. Asimismo, la integración fluida con el sistema ERP existente de cualquier nueva solución tecnológica a desarrollar supone también un reto adicional.

Razones para ser considerado un Caso Práctico de Innovación

Porque mediante la implementación de una solución de inteligencia artificial se automatiza y optimiza el procesamiento de las facturas de GH Cranes, así como su integración con el ERP existente, mejorando así la eficiencia operativa de la empresa y garantizando la precisión en la entrada de datos, aspectos fundamentales para mantener la integridad de la información financiera y facilitar una toma de decisiones más informada.

GH Cranes es una empresa global con presencia en más de 70 países especializada en la fabricación de polipastos, grúas puente, componentes para grúas, pórticos, plumas, carretones, ménsulas y otros elementos de elevación. En este sentido, cabe señalar que el crecimiento de la compañía y la expansión hacia nuevos mercados ha provocado que la mejora de la eficiencia operativa sea cada vez más importante, destacando especialmente como aspecto a mejorar en este campo la gestión de las facturas y su procesamiento.

A este respecto, conviene tener en cuenta que, en el ejercicio de su actividad, GH Cranes recibe diariamente en su correo electrónico gran cantidad de mails de facturas cuya información se encuentra “incrustada” en los pdfs adjuntos, que presentan diferentes estructuras y formatos en cada caso y están en múltiples idiomas. Así, tradicionalmente, había que imprimir dichos pdfs para posteriormente recuperar de forma manual la información necesaria de estas facturas (fecha, referencia de albarán, nombre del artículo, cantidad y precio unitario…), conciliarlas manualmente con los albaranes existentes y cargarlas en el ERP de la empresa. Todo este proceso resultaba ineficiente en términos de mano de obra y tiempo.

Ante esta problemática, GH Cranes contacta con We Are Clickers, consultoría especializada en inteligencia artificial, y a quien conoce a través del Programa BIND 4.0, para el desarrollo en colaboración de una herramienta que mediante la integración de inteligencia artificial permita automatizar el procesamiento de las facturas recibidas en pdf y realizar la conciliación factura-albarán, así como su integración con el ERP existente.

La clave del funcionamiento de este sistema radica en la utilización de tecnologías del lenguaje (NLP: Procesamiento de Lenguaje Natural y LLMS: Grandes Modelos de Lenguaje) que superan las limitaciones tradicionales de las técnicas OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). En este sentido, cabe destacar que dichas tecnologías del lenguaje posibilitan la identificación y extracción automática de la información contenida en los documentos de manera flexible y eficiente, independientemente del formato específico del documento, siendo esta flexibilidad crucial, ya que permite procesar no solo facturas estándar, sino también facturas más complejas y otros documentos como albaranes para su conciliación con las facturas. De este modo, se digitalizan estos procesos y se optimizan de manera integral, de forma mucho más robusta tecnológicamente que las soluciones tradicionales.

Por otra parte, cabe señalar que, de cara al cumplimiento normativo en cuanto a privacidad y seguridad, el sistema anonimiza y encripta todos los datos sensibles, ofreciendo así una solución segura y confiable.

A nivel de recursos, el proyecto ha contado con la dedicación de cuatro personas de GH Cranes: dos responsables del departamento de tecnologías de la información, uno del de administración y finanzas, y la gestora de proyectos de innovación de la empresa, trabajando en colaboración con el equipo de We Are Clickers.

Una vez definidos los objetivos y requerimientos específicos del proyecto por parte de GH Cranes y We Are Clickers, se realizan las siguientes acciones:
1. Procesamiento y extracción de datos de las facturas (Principios a junio de 2024). El primer paso del proceso consiste en la lectura automatizada de las facturas recibidas en formato pdf directamente desde el email de la empresa, extrayendo de forma automática la información necesaria de cada factura. Posteriormente, se procede al proceso de conciliación factura-albarán, que consiste en comprobar que los datos extraídos de las facturas corresponden con los datos de los albaranes ya cargados en el ERP de GH Cranes. A continuación, los datos extraídos tras la lectura y procesamiento de las facturas son almacenados con el formato adecuado para facilitar su carga en el ERP.
2. Plataforma para el almacenamiento y búsqueda de facturas (Principios a junio de 2024). Diseño y desarrollo de una interfaz de usuario amigable que facilite el procesamiento de la información.
3. Ajustes, implementación y capacitación al equipo (Julio de 2024). Tras una validación exhaustiva con datos reales del sistema desarrollado, en la que se realizan pequeños ajustes, implantación exitosa de la herramienta en los sistemas de GH Cranes, con un despliegue completo en su entorno operativo. Asimismo, We Are Clickers realiza sesiones formativas para el equipo de GH Cranes enfocadas en el uso y mantenimiento del nuevo sistema.
4. Monitorización inicial y soporte técnico (Julio de 2024 en adelante). Tras la implantación de la solución, en los meses sucesivos el equipo de We Are Clickers monitoriza los resultados obtenidos, con el fin de garantizar la calidad del sistema. Además, durante los cuatro primeros meses tras la implantación, el equipo de We Are Clickers ofrece también soporte técnico a GH Cranes para asegurar una transición fluida de la solución.

 Implantación exitosa en julio de 2024 en la sede central de GH Cranes en Beasain de la herramienta desarrollada. En términos cuantitativos, ha supuesto el ahorro de 1.500 horas anuales de trabajos que anteriormente se realizaban de forma manual.
 Mejora de la eficiencia operativa de la empresa en lo relativo al procesamiento de las facturas, así como minimización de los errores humanos y garantía de la precisión de la información suministrada al ERP.
 Reducción sustancial de la cantidad de papel utilizada por la empresa, ya que ya no es necesario imprimir los pdfs de las facturas recibidos para la extracción manual de la información contenida en los mismos.
 Dado que la solución se diseñó desde el principio pensando en su escalabilidad y flexibilidad, ésta es fácilmente replicable para su uso en otros centros o unidades de negocio de GH Cranes.

- BIND 4.0