Gestión de la demanda y productividad

Descripción de la actividad de la organización

Compañía especializada en distribución de alimentación gourmet, con diferentes líneas de negocio: cestas de regalo y navidad, eventos gastronómicos y venta de productos gourmet.

Sector

Comercio-Distribución de alimentos

Nº de personas empleadas

10

Localización

Gran Vía 58, 48009, Bilbao, Bizkaia

Solución

- Mejoras en los procesos internos de la empresa. Creación de la figura del Controller como figura de supervisión en el engranaje de los distintos pasos intermedios que requieren la aprobación y elaboración de los pedidos.
-Poner en valor el uso del ERP dentro de todos y cada uno de los departamentos (compras, ventas, planificación de la elaboración,…). Eliminación de hojas de cálculo ineficaces.
- Análisis de los movimientos de almacén en el área de elaboración de pedidos. Puesta en contacto con proveedores que puedan aportar soluciones de almacenaje más eficientes.

Objetivos y principales Actividades del Proyecto

El objetivo principal del proyecto se basa en mejorar la productividad de la gestión de almacén y departamentos conexos (comercial principalmente), y eliminar GRASA en los procesos de gestión para poder mejorar el servicio al cliente con los mismos recursos, reduciendo costes y mejorando la experiencia de venta.
Para poder conseguir ese objetivo se llevaron a cabo las siguientes actividades:
• Análisis de la situación actual de la empresa en lo referente a productividad de almacén en campaña.
• Rediseñar los procesos, eliminando en gran parte el uso de hojas de cálculo, uso de papel y procedimientos manuales.
• Diseñar un AFO (análisis funcional y orgánico) de nuevas necesidades del ERP de la compañía, alineados con el rediseño de
procesos.

Obstáculos en la ejecución y como se han superado

El principal obstáculo ha sido la infrautilización del ERP, una potente aplicación informática que no se estaba usando de forma eficaz. Se desarrollan algunas herramientas para generar el “repositorio” de información, de tal forma que fuera accesible por todos los usuarios; el uso por toda la compañía del sistema ERP ha sido crucial para superar este obstáculo. Otro obstáculo ha sido la alta rotación de personal eventual en campaña, que ha supuesto un reto para implementar procesos sencillos y que no requieran altos conocimientos de la actividad. Se proponen cambios en los procesos de aprobación de pedidos, para que el personal fijo pueda centrarse en realizar tareas de valor, mientras que el personal eventual desarrolle actuaciones de menor especialización. Además, cuesta mucho cambiar la forma de trabajar en ciertos perfiles, un obstáculo recurrente en los proyectos que requiere de gestión de personas. La cercanía y el acompañamiento experto es básico en este sentido.

Resultados y Lecciones aprendidas

Los principales resultados han sido los siguientes:
• Mejorar la productividad eliminando de la gestión hojas de cálculo y poniendo en valor el uso del ERP.
• Una vez implantado el ERP en las áreas operativas, contamos con una analítica de datos muy interesante que podrá ser
explotada en un futuro.
• Creación de la figura del Controller.

- Hazinnova