Optimización del sistema de control de costes

Descripción de la actividad de la organización

Gaspar Agustín es una empresa que se dedica al diseño, fabricación y comercialización de marcos artesanos y molduras de madera decoradas a mano.

Sector

Comercio al por mayor

Nº de personas empleadas

7

Localización

BERRETEAGA BIDEA, 19 NAVES 4/5/6, 48180, Loiu, Bizkaia

Solución

Se identificaron y analizaron los factores de coste afectos al negocio, evaluándose la estructura más adecuada para sus necesidades de información. Se diseñó y elaboró una herramienta personalizada y adaptable tanto a la realidad y características de la compañía como al contexto del mercado. Esta herramienta permitió también la reflexión sobre el impacto que los costes estructurales tienen sobre el negocio, revisando tanto el modelo de negocio como los aspectos clave para la optimización de los recursos.

Objetivos y principales Actividades del Proyecto

Se elaboró la herramienta con los siguientes fines:
- Conocer las variables de costes y su impacto en las tarifas, identificando las variables más susceptibles de modificaciones frecuentes.
- Simular diferentes escenarios para facilitar la toma de decisiones al cuantificar el impacto en los costes y rentabilidades de procesos y, por tanto, de los diferentes productos, sirviendo así también a la estrategia.
- Crear un diseño de herramienta que facilitase de forma sencilla y ágil los cambios en los factores de coste: variaciones de la productividad, cambios en personal, inversión en maquinaria, precios de los materiales, suministros u otros, etc.
- Obtener un informe final que ayudara al análisis de la rentabilidad de las diferentes referencias de producto.

Obstáculos en la ejecución y como se han superado

A la hora de identificar las cuantías globales de las horas de producción y los diferentes perfiles del personal, y especialmente la identificación de la capacidad máxima de producción razonable, se observó la dificultad de contar con información en detalle sobre aspectos de productividad, para lo que se propuso el registro de dicha información a través de partes de trabajo a fin de poder contar con datos reales, o lo más cercanos posibles a la realidad. Otro aspecto clave que se detectó fue el necesario control y cuantificación de la obsolescencia de producto. En un primer momento, se optó por trabajar con datos estimados, si bien es recomendable la medición de estos para mejorar el rigor de la herramienta.

Resultados y Lecciones aprendidas

Gracias al estudio de costes realizado y al desarrollo de la nueva herramienta, GASPAR AGUSTÍN ha conseguido los siguientes resultados:
• Aumentar su conocimiento sobre el impacto que determinadas variables tienen sobre sus procesos y costes a nivel
económico.
• Reducción significativa del tiempo empleado en la incorporación y actualización de datos, gracias al diseño de la
herramienta, de tal forma que ese tiempo liberado pueda utilizarse en procesos de mayor valor como lo son el análisis y la
toma de decisiones.
• Mayor agilidad en la elaboración de las tarifas de las nuevas colecciones.
• Incorporar el enfoque de anticipación y simulación para facilitar la toma de decisiones tanto a nivel productivo como en
otros ámbitos de la compañía.
• Enriquecer el sistema de información de gestión con una herramienta que permite incorporar un enfoque estratégico tanto
en su análisis como en la afectación que las conclusiones extraídas pueden tener sobre esta.

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