Diseño de herramienta para el cálculo y control de costes bajo un enfoque de anticipación y estrategia

Descripción de la actividad de la organización

Empresa con domicilio en Vitoria-Gasteiz, que cuenta con un total de 16 empleados, y que se dedica fundamentalmente a ofrecer soluciones integrales en marketing y publicidad, tanto online como en impresión para empresas e instituciones. Los servicios que principalmente ofrecen son Marketing Digital, Diseño Gráfico, todo lo relacionado con la comunicación en Eventos, así como el Diseño editorial en todas sus fases, entre otros.

Sector

Agencias de publicidad

Nº de personas empleadas

16

Localización

Calle Herminio Madinabeitia, 18, 01006, Vitoria-Gasteiz, Araba/Álava

Solución

Se revisa y concreta la tipología de servicios ofrecidos, identificándose y analizándose los diferentes factores de coste afectos, parametrizándose las variables que influían en ellos y las relaciones entre estas. Se reflexiona sobre las unidades de obra, los cuellos de botella y la estructura del negocio, y sobre la forma en que se verían afectadas, permitiendo decidir el criterio que mejor respondiera a las características de la empresa y a los tipos de servicio ofrecidos, además de comprender el impacto de determinadas decisiones de gestión sobre los costes y las tarifas, y la necesaria monitorización de ciertos indicadores.
La solución diseñada combina rigor en los datos, agilidad y flexibilidad para la simulación, y sencillez en su manejo, siendo clave la claridad en la extracción de conclusiones, para su uso en la estrategia.

Objetivos y principales Actividades del Proyecto

El objetivo principal se centró en estudiar los costes relativos a la actividad y conocer la casuística específica de la empresa en sus procesos de producción y servicios y en sus políticas de precios, para poder adecuar el diseño del sistema a las necesidades de información de la compañía.
Se llevaron a cabo las siguientes actividades:
• Estudio de procesos internos de producción: instalaciones y recursos materiales, tiempos y estimación de la capacidad de producción/ servicio.
• Estudio desglosado de costes directos e indirectos, analizando las variables de costes y su impacto.
• Elaboración de hoja de cálculo de costes y tarificación, incorporando las diferentes fuentes de coste, teniendo siempre en consideración las fuentes de información de la compañía, y automatizando los cálculos lo máximo posible para hacer más cómodo y ágil su uso y actualización.
• Diseño de una salida de información que facilitara la extracción de conclusiones y la elaboración, bajo un sistema vivo, de presupuestos/ ofertas.

Obstáculos en la ejecución y como se han superado

Los principales obstáculos se dieron a la hora de definir las variables críticas y su cálculo para dimensionar la capacidad de producción, siendo necesario separar el negocio de impresión del diseño, sin obviar su relación. Definirla bien requirió reflexionar sobre la casuística del modelo de negocio actual y su visión futura. Por otro lado, definir la unidad de obra también fue objeto de reflexión, al no coincidir siempre la unidad de facturación con la unidad de coste.
En ambos casos, la solución vino por la flexibilidad y facilidad de adaptación de la herramienta diseñada, que permitió incluir dos tipos de unidades de obra en el cálculo pudiendo elegirla según la situación, y a su vez, analizar y entender las diferencias entre ambos cálculos. El diseño basado en el desglose de las variables a analizar también facilitó dimensionar la capacidad de producción según las hipótesis que se consideren más razonables. Son herramientas vivas para una gestión viva de la empresa.

Resultados y Lecciones aprendidas

Gracias al estudio de costes realizado y al desarrollo de la nueva herramienta, EPS ha conseguido los siguientes resultados:
• Aumentar su conocimiento sobre el impacto que determinadas variables tienen sobre sus procesos y costes a nivel económico.
• Agilidad tanto en el cálculo de costes como en la actualización de tarifas ante cambios en las variables.
• Mayor agilidad en la elaboración de presupuestos, permitiendo respuestas rápidas a los clientes, y con el rigor suficiente como para controlar la rentabilidad del proyecto o, al menos, delimitar su riesgo económico.
• Incorporar el enfoque de anticipación y simulación para facilitar la toma de decisiones tanto a nivel de producción como en otros ámbitos de la compañía.
• Enriquecer el sistema de información de gestión con una herramienta que permite incorporar un enfoque estratégico en su análisis, retroalimentando a esta.

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