Desarrollo de un mapa de tesorería para su gestión con un enfoque de anticipación

Descripción de la actividad de la organización

Empresa que se dedica fundamentalmente al diseño y fabricación de bombas para el trasiego de todo tipo de fluidos, destacando las bombas de desplazamiento positivo y autoaspirantes, con destino principal a los mercados de alimentación, petroquímico y energético. Asimismo, ofrece servicios de asesoramiento, instalación y capacitación industrial.

Sector

Fabricación de equipos de transmisión hidráulica y neumática

Nº de personas empleadas

19

Localización

Lutxana Asua Errepidea, 26, , Erandio, Bizkaia

Solución

Tras una revisión del sistema empleado hasta entonces para el control de la tesorería, se realiza un diagnóstico de las potenciales mejoras a incorporar para los fines perseguidos: información completa y actualizada, facilidad y agilidad en la cumplimentación a través de la automatización de las máximas variables posibles, informe resumen con claridad visual para la extracción de conclusiones, y la simulación, en su caso, de hipótesis a considerar. En dicho diagnóstico, se tienen en consideración las fuentes de información (informes, campos, formatos) que puede obtener la empresa con sus procesos actuales, validándose o proponiendo cambios según los mismos, y se diseña un fichero que permita anticipar los flujos de tesorería y, por tanto, los saldos bancarios con un horizonte temporal de 16 semanas.

Objetivos y principales Actividades del Proyecto

El objetivo principal se centró en conocer la casuística específica de la empresa en la gestión de la tesorería, esto es, la tipología de flujos financieros existentes en la compañía, las variables afectas, así como el nivel de detalle y de rigor en la información de partida, y el tipo de información de salida pretendida por la compañía.
Posteriormente, se desarrolló el fichero de gestión de la tesorería, parametrizando las variables de la compañía, bajo los siguientes preceptos:
- Aprovechando al máximo las fuentes de información propias y ya empleadas por la compañía.
- Automatizando lo máximo posible el volcado y tratamiento de los datos para reducir al mínimo los tiempos de cumplimentación y revisión de estos volcados.
- Incorporando las diferentes clases de flujos financieros, diferenciadas por su nivel de certeza y la capacidad de la compañía de gestionarlas.
- Permitiendo una actualización y simulación fácil.
- Organizando la salida de información para una visión clara de la situación.

Obstáculos en la ejecución y como se han superado

Los principales obstáculos en este proyecto, donde se busca anticipar los flujos financieros, se dieron en la identificación de la información a utilizar a la hora de realizar las previsiones de producción, cuyo efecto en los cobros no es inmediato sino a medio plazo, pero su efecto en los pagos sí se da en el horizonte temporal considerado en la previsión. Así mismo, fue clave que la herramienta permitiera actualizar fácilmente cambios en los pedidos y en sus plazos de entregas, así como incorporar el detalle de albaranes de entregas y de salidas, y su adecuada actualización una vez recibidas y emitidas facturas, respectivamente.
Basar el diseño del fichero en un programa como EXCEL facilita la personalización y adecuación a las necesidades de información específicas y, por tanto, permitió solucionar estos obstáculos, otorgando a su vez la flexibilidad necesaria para la adaptación ante potenciales obstáculos futuros.

Resultados y Lecciones aprendidas

Gracias al diseño y desarrollo de la herramienta de previsión y gestión de flujos financieros, BOMBAS TRIEF ha conseguido los siguientes resultados:
• Contar la dirección de la empresa con una visión global más inmediata, facilitando así tomar decisiones de inversión, comerciales, de financiación, entre otras, con la seguridad y rapidez necesarias.
• Mayor facilidad en el control de los retrasos en cobros, minorando los riesgos de impagos o alargamiento en los plazos
• Posibilidad de optimizar los gastos bancarios, así como los rendimientos de los saldos bancarios, especialmente en entornos de tipos de interés superiores a los vividos en años anteriores, al poder estimar saldos futuros y necesidades de tesorería con mayor rigor.
• Incorporar el enfoque de anticipación y simulación para facilitar la toma de decisiones, permitiendo una mayor agilidad en la adopción de estas.

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