OnTour Up: plataforma para la gestión integral de eventos

Descripción de la actividad de la organización

OnTour Up es una empresa especializada en la gestión de eventos que ofrece servicios que dan respuesta a las necesidades de promotores en áreas como la comunicación, canales vía web y APP, venta de entradas, control de accesos y aforos, pago cashless, venta de productos de merchandizing, etc.

Sector

Industrias Culturales y Creativas

Nº de personas empleadas

7

Localización

Antecedentes

Las empresas pertenecientes al sector de los eventos musicales en ocasiones tienen una rentabilidad deficitaria. Este hecho sucede, entre otros, por los siguientes motivos: un baja profesionalización en la gestión, la existencia de soluciones poco adaptadas a las necesidades reales de los promotores y un sector poco digitalizado. Además, con la aparición de la Covid-19 surgen nuevas necesidades como la digitalización de los procesos de gestión de datos, de cobros y pagos, los registro y control de aforos,, etc.) a las que hay que dar respuesta.

Reto

Ofrecer al sector una plataforma tecnológica modular que integre un paquete de servicios que de respuesta a todas las necesidades que un promotor puede tener al organizar un evento (música, deporte, cultura), facilitando una gestión más eficiente y rentable de sus eventos y mejorando la experiencia de los usuarios. Para dar respuesta a este reto se desarrolla una plataforma integral para la dinamización del ocio musical, tanto en la compra de las entradas, como en la planificación del gasto y la gestión de la información.

Razones para ser considerado un Caso Práctico de Innovación

Porque integra en una misma plataforma un paquete de servicios modular en función de las necesidades de cada evento. La competencia dispone de soluciones no integradas por lo que los promotores tienen que acudir a varios proveedores. On Tour Up da respuesta a esa necesidad, facilitando el trabajo a los promotores de eventos evitando que estos tengan que coordinar diferentes proveedores y potenciando la rentabilidad de cada evento, así como mejorando la experiencia de los usuarios.

La empresa Ontour Up es una empresa especializada en gestión de eventos que nace en 2020 fruto de la identificación, por parte de su fundador, de una falta de profesionalización en la gestión de eventos musicales lo que provoca que la rentabilidad de la mayoría de los eventos sea deficitaria. Para cubrir esas necesidades, en el periodo 2016-2020 se lleva a cabo el desarrollo de la plataforma OnTour Up, a partir de la cual se crea la empresa con el mismo nombre.

Así, desde 2020 y gracias a su innovadora plataforma integral, OnTour Up ofrece servicios que dan respuesta a las necesidades de promotores en áreas como la comunicación, canales vía web y APP, venta de entradas, control de accesos y aforos, pago cashless, venta de productos de merchandizing, etc. en eventos musicales, eventos culturales y eventos deportivos.

La gestión de eventos se ofrece desde una plataforma tecnológica que integra un paquete de servicios que dan respuesta las necesidades que los promotores pueden tener al organizar un evento, facilitando una gestión más eficiente y rentable de sus eventos y mejorando la experiencia de los usuarios. Es una vuelta de tuerca a las propuestas de valor existentes en el mercado que son soluciones no integradas por lo que los los promotores tienen que acudir a varios proveedores, esto es lo que hace que la plataforma de OnTour Up aporte un valor diferente.

La empresa organiza sus primeros 15 eventos en 2020, justo antes de la aparición de la Covid-19. Esta nueva situación obliga a realizar un análisis y replanteamiento de su plataforma, así empieza a dirigirse a nuevos clientes que organizan eventos como ayuntamientos y clubes deportivos y los clientes requieren nuevas funcionalidades como no usar papel, accesos sin contacto, pagos a distancia de consumiciones y sistemas de seguridad.

En este sentido, y a través de la solución mejorada, cabe destacar dos casos de aplicación práctica de la plataforma:
- Desarrollo el primer proyecto de gestión integral de un evento cultural para la Sociedad Filarmónica de Bilbao en 2020 con más de 3.850 invitaciones durante 10 funciones consecutivas.
- Gestión de la Cabalgata de los Reyes Magos organizada por el Ayuntamiento de Bilbao en 2022. Acudieron más de 5.000 personas, con registro de usuario, selección de asiento y pago de entrada.

En los casi 3 años de andadura, OnTour Up ha ayudado a promotores en más de 1.300 eventos, para más de 49.000 usuarios, con más de 75.000 entradas lanzadas, y más de 4.000 pedidos realizados a través del Cashless.

1. En 2016 se identifican varios retos relacionados con el sector de los eventos musicales: una potencial de mejora en la gestión de eventos musicales y que se trata de un sector poco digitalizado. En este sentido, durante tres años se madura la idea y se llevan a cabo los desarrollos tecnológicos que dan lugar a la plataforma OnTour Up.
2. OnTour Up es validada en 2020 como una solución a los problemas diarios de los promotores de eventos y ese mismo año se crea la empresa del mismo nombre con la organización de sus primeros 15 eventos.
3. Esta salida al mercado coincide con la aparición de la Covid-19. La nueva situación a la que se enfrenta la empresa la obliga a realizar un análisis y replanteamiento de su plataforma: nuevos clientes (ayuntamientos y clubes deportivos) y nuevas funcionalidades (cero papel, accesos sin contacto, pagos a distancia de consumiciones y un mejorado sistema de seguridad)
4. Con esta nueva propuesta de valor se ejecuta con éxito el primer proyecto de gestión integral: un evento de la Sociedad Filarmónica de Bilbao.
5. Actualmente, en 2022 la plataforma se sigue desarrollando tecnológicamente para mejorar funcionalidades y diseños, como el diseño de la App OnTour Up y de la web para promotores y la mejora del sistema cashless para adaptarlo a pagos offline y la creación de una taquilla virtual, pero ahora contando con un equipo interno de desarrolladores, lo que permite una mayor personalización de la plataforma

- Desarrollo de una plataforma integral que se ofrece en formato básico para hacer escalable el producto de manera rápida y barata que ofrece el servicio de forma automatizada y en formato de solución clonable y a medida para cubrir el 100% de las necesidades de cada cliente.
- Ha sido usada por promotores en más de 1.300 eventos, para más de 49.000 usuarios, con más de 75.000 entradas lanzadas, y más de 4.000 pedidos a través del Cashless.
- Ejemplo de ello son un evento organizado por la Sociedad Filarmónica de Bilbao con más de 3.850 asistentes durante 10 funciones y la Cabalgata de los Reyes Magos de Bilbao de 2022 con más de 5.000 asistentes con registro de usuario, selección de asientos y pago de entrada.
- Además, la evolución de la plataforma ofrece portales web y App para la comunicación y relación con los usuarios, sistema de ticketing para la venta de entradas y sistema de pago a plazos de las entradas de forma gratuita, sistema de cashless, control de accesos y aforos, sistema de notificaciones a los usuarios, una plataforma de control con los indicadores más relevantes para los promotores y otras funcionalidades como streaming, reservas de alojamientos, plataforma ecommerce para venta de merchandizing, analisis de la huella ecológica de cada evento, servicio de atención al cliente los 365 días.
-La empresa UnTour Up crece en 2022 hasta los 7 empleados.