Aplicando la IA en Procesos de Comercialización

Descripción de la actividad de la organización

Formación, mentoring y asistencia técnica comercial en los procesos de comercialización.

Sector

Educación secundaria técnica y profesional

Nº de personas empleadas

4

Localización

Antecedentes

Grupo Bentas cuenta con amplia experiencia en el campo de la formación en procesos de comercialización, y ha acumulado un profundo conocimiento de las técnicas comerciales y de negociación que funcionan en diferentes sectores. A su vez, el equipo ha estado atento a la evolución tecnológica, y cómo ésta puede aplicarse en el ámbito comercial. Ello ha permitido a Grupo Bentas identificar los beneficios de la IA para hacer frente a algunas necesidades de las empresas, y ha ido integrando progresivamente herramientas de IA en su formación comercial.

Reto

En general, las empresas no emplean la IA en sus procesos de comercialización. A su vez, se ha detectado la necesidad de generar herramientas y técnicas comerciales de base para facilitar la labor comercial y de interlocución con clientes. Muchas empresas carecen de los recursos necesarios para generar la estrategia y la táctica que permitan una operativa más eficiente y un menor coste emocional para el equipo de trabajo. A menudo se limitan a trabajar el Plan de Acción, sin una estrategia que lo soporte, ni un instrumento que aúne todos los procesos relacionados con la labor comercial.

Razones para ser considerado un Caso Práctico de Innovación

Grupo Bentas aplica herramientas de inteligencia artificial (IA) gratuitas en el proceso comercial de las organizaciones, con el objetivo de crear un documento único e inspirador que aglutine estrategia, táctica, operativa y cuadro de mando. Esta guía unifica el conocimiento de la empresa y proporciona herramientas concretas para mejorar la operativa comercial y la comunicación. Sin duda, la integración de la IA en los procesos de comercialización representa una innovación real y valiosa, que incrementa la competitividad y optimiza recursos en cada fase del proceso comercial.

Grupo Bentas es una empresa ubicada en Bilbao, especialista en formación en las áreas de comunicación comercial, ventas y negociación. Hacia finales de 2022, y dado el potencial de la IA para construir herramientas comerciales y acelerar los resultados de las empresas, Grupo Bentas optó por transformar sus formaciones, apoyándose en las posibilidades que ofrece la IA. En las organizaciones, el desarrollo de la estrategia y la táctica comercial, aunque necesario, no se ve como prioritario, por la falta de recursos, y Grupo Bentas quiere ayudar a cubrir esta necesidad. Así, y ante un uso muy limitado de la IA por parte de las empresas en general, Grupo Bentas se ha propuesto enseñarles a aplicar estas innovadoras herramientas en sus procesos comerciales, para hacerlos más eficientes. En concreto, el sistema incluye aplicaciones de IA, como Chat GPT, Gemini o Gamma, en su versión gratuita, con el objetivo de no incrementar los costes para las empresas. Se tienen en cuenta las funcionalidades de cada aplicación, para incluirlas en las acciones que más convenga. Gracias a este planteamiento, las empresas pueden lograr nuevas oportunidades y actuar de forma más rápida y eficiente.
En definitiva, y a partir de una estructura de estrategia, táctica, operativa y cuadro de mando, se ha generado una guía que unifica procesos, procedimientos y plantillas útiles, y potencia la agilidad y eficiencia del equipo de trabajo comercial. Gracias a la IA, todas las empresas pueden acceder a este documento comercial de referencia, e incluso revisarlo anualmente. Además, esta guía incluye pautas, protocolos, modelos, etc., que reducen el coste emocional del equipo de trabajo.
La creación de esta herramienta es un proceso que surge a iniciativa propia de Grupo Bentas, y que se desarrolla exclusivamente con recursos internos de la empresa. Se ha dedicado tiempo a la investigación y creación de un esquema válido para todas las organizaciones, que sea inspirador y permita la adaptación a cada empresa.
Respecto a los colaboradores, Grupo Bentas ha podido llegar al sector retail y a la industria gracias a la colaboración con Euskalit y con la Cámara de Comercio de Gipuzkoa. Ambas entidades son agentes con los que Grupo Bentas tiene acuerdos de colaboración desde hace años, y regularmente, les informa acerca de sus novedades formativas. En 2023, Grupo Bentas les dio a conocer su nuevo planteamiento, en el que se incorpora la IA a los procesos comerciales, y ambos se mostraron muy interesados y dispuestos a apoyar su difusión. Tanto en 2023 como en 2024, Grupo Bentas ha ofrecido cursos a las empresas apoyándose en estos acuerdos. Gracias a la Cámara de Comercio, han podido formar a muchas empresas industriales. Mientras, a través de Euskalit, han formado a empresas en el comercio minorista.

1. En el otoño de 2022, la directora comercial de Grupo Bentas comienza a investigar sobre la utilidad de las herramientas de IA en los procesos comerciales. En esa época empieza a haber varias herramientas disponibles, se empieza a hablar de ellas cada vez más, y desde Grupo Bentas intuyen su gran potencial.
2. A la vista de la gran capacidad de estas herramientas, se proponen incorporarlas en su oferta formativa, con el objetivo de acelerar los resultados de las empresas. Para ello, comienzan a diseñar la fusión entre todo su conocimiento en torno a la elaboración de estrategias comerciales, las tácticas de negociación, venta y comunicación con clientes, etc, y las posibilidades que ofrecen las distintas herramientas de IA.
3. Tras esta fase de investigación, desarrollan los contenidos de los cursos.
4. A partir de 2023, comienzan a dar la formación a las empresas. Tanto Euskalit como la Cámara de Comercio de Gipuzkoa, entes colaboradores con los que tienen acuerdos previos, se muestran interesados y dispuestos a formar a las empresas con este nuevo planteamiento. Gracias a Euskalit, tienen la posibilidad de formar a numerosos comercios vascos. Por su parte, con la Cámara de Comercio, abren formaciones multisectoriales y llegan a muchas industrias.
5. Dado el éxito de los cursos de 2023, en 2024 vuelven a ofrecerlos, nuevamente con la colaboración de esas dos entidades.

• Grupo Bentas ha desarrollado una oferta formativa a empresas que aplica la IA en los procesos comerciales. Con su planteamiento innovador, las empresas pueden crear un documento único a modo de guía orientativa, que unifica los distintos ámbitos de la actividad comercial (estratégico, táctico, operativo, y cuadro de mando).
• A través de Euskalit, Grupo Bentas ha podido formar al sector retail vasco. El comercio ha visto claramente la plasticidad y utilidad de la herramienta, y lo utiliza para alimentar redes sociales, en la interlocución con los clientes, para mejorar la experiencia de compra, diseñar cartelería, etc.
• Asimismo, gracias a la Cámara de Comercio de Gipuzkoa, han podido llegar a empresas de diferentes sectores de actividad. En concreto en 2023 han dado el curso a 22 empresas, la mayoría industriales, y se ha recibido un feedback muy positivo sobre la rapidez y eficiencia de este sistema basado en IA.
• La herramienta reduce de manera significativa los costes operativos. Tareas que antes requerían de muchos recursos, ahora se realizan de manera rápida, gracias a la IA. Las empresas pueden generar respuestas automatizadas, guiones telefónicos personalizados, plantillas de correos electrónicos, etc. en cuestión de segundos.
• Las respuestas unificadas a la clientela potencian la identidad corporativa y consiguen una mayor y más homogénea difusión de marca.
• Se gana agilidad en el desarrollo de tareas repetitivas en el ámbito de la relación con clientes, incluso en situaciones complejas, reduciendo el estrés y tensión que provocan en la persona responsable, así como su coste emocional.
• La automatización de tareas rutinarias libera a los equipos comerciales para centrarse en actividades de mayor valor estratégico, aumentando así la productividad general.
• La integración de IA en los retos y procesos comerciales proporciona una ventaja competitiva significativa y ayuda a utilizar los recursos de manera más eficiente.