Uso inteligente de herramientas disponibles en la red para mejorar la gestión comercial

Descripción de la actividad de la organización

GM2 se dedica a la venta de artículos de motocicleta, vendiendo tanto marcas propias como de terceros, en canales B2B y B2C. Contamos con más de 18.000 referencias y generamos mensualmente miles de líneas de pedido que aportan una valiosa información estratégica

Sector

Venta de artículos de motocicleta, tanto marcas propias como de terceros

Nº de personas empleadas

4

Localización

Antecedentes

Todas las empresas, incluso las más pequeñas, generan cantidades ingentes de datos e información diaria de su actividad que no se gestionan y tratan adecuadamente. En el mercado existen diversas soluciones cuyo desarrollo a medida supone un importante costo para las empresas pequeñas, además de estar sujetas muchas de ellas a licencias de pago. Sin embargo, existen diversas herramientas gratuitas disponibles online y que permiten presentar y compartir grandes cantidades de datos de una manera ordenada y amigable que aporte valor a la empresa.

Reto

El reto de la microempresa GM2 ha sido desarrollar, a través de recursos gratuitos existentes en la red, un sistema que permite recoger de manera efectiva toda la información generada por la empresa en su ERP para, posteriormente, poder ser compartida en formatos amigables entre distintos miembros de la empresa (comerciales, clientes), allá donde se encuentren, y de esta forma poder tomar las decisiones empresariales más acertadas.

Razones para ser considerado un Caso Práctico de Innovación

Porque GM2 ha transformado sus procesos de toma de decisiones, desarrollando una solución informática propia que le permite presentar y compartir grandes cantidades de datos generados internamente de una manera ordenada y amigable que aporte valor a la empresa, mediante diversas herramientas informáticas gratuitas disponibles en la red.

La empresa ha desarrollado entre Marzo y Junio del 2020 (aprovechando los momentos de menor actividad ligados con la pandemia y el confinamiento obligado) una solución informática propia que presenta los datos contenidos en la base de datos de la ERP de la empresa de una manera ordenada y amigable, aportando información detallada, actualizada y legible sobre las principales métricas de la empresa.

Para el desarrollo de este cuadro de mandos, la empresa ha utilizado y adaptado diversas herramientas gratuitas disponibles online (servidor Linux, SAMBA, lenguaje de programación Python Python, DataStudio, etc).

Para ello, la empresa ha utilizado recursos propios, de forma que el propio gerente ha desarrollado esta solución informática, para lo que ha dedicado entre 160 y 200 horas aproximadamente. Resulta interesante además comprobar que la empresa participa activamente en diversos foros de usuarios de estas herramientas gratuitas, recibiendo ayuda de otros usuarios y dando ayuda en otros casos).

Como resultado, de este desarrollo informático propio, la empresa tiene acceso diario a diversa información relevante procedente del ERP de la empresa, incluido un resumen de las ventas y sus comparativas o un mejor control y rendimiento de la red comercial y del desempeño de los comerciales. Como consecuencia de la solución informática disponible, se han incrementado las ventas a través de acciones de venta personalizadas y se han ajustado mejor las decisiones de aprovisionamiento realizadas. Recientemente, se ha desarrollado también una solución a través de WhatsApp que permite a los clientes estar informados sobre el estado de sus pedidos. En este sentido, los resultados obtenidos han sido ciertamente mayores que los recursos dedicados, superando además las expectativas inicialmente existentes.

Cara a futuro, y para el año 2022, la empresa se plantea desarrollar una aplicación que permita optimizado los niveles de stocks a través de técnicas de inteligencia artificial.

La acción principal implementada es un desarrollo informático propio para poder interconectar, procesar y presentar un conjunto ingente de datos generados por la empresa de la manera más adecuada y legible para los miembros de la organización.

Para ello, la empresa ha utilizado recursos enteramente gratuitos y disponibles en la red. Las principales acciones realizadas han sido las siguientes:
1. Instalación y configuración de un servidor externo con Linux+SAMBA.
2. Registro y creación de una cuenta Datastudio (herramienta en línea para convertir grandes cantidades de datos en paneles e informes personalizables).
3. Diseñar el modelo de datos a extraer del ERP que dispone la empresa.
4. Diseñar el modelo de datos a ser exportados a Datastudio, para poder ser presentados en forma de paneles e informes
5. Programación de la interfaz a través del lenguaje de programación Python.

Con todo ello, se ha diseñado un cuadro de mando interactivo que aporta información detallada y legible sobre las principales métricas de la empresa y que se actualiza diariamente, donde estos datos se cargan en una cuenta que tiene la empresa en la nube. En general, la herramienta ha sido muy bien recibida tanto por parte de los comerciales como de los clientes.

• Acceso diario a un resumen detallado de las ventas y sus comparativas por parte del gerente.
• Se ha conseguido un mejor control de la red comercial y mejor rendimiento de la misma, básicamente a través de un mejor conocimiento de la distribución de las ventas a nivel nacional y una evaluación detallada del desempeño de los comerciales. En este sentido, todos los comerciales tienen en su intranet (accesible desde su movil o PC) un resumen completo y detallado de sus ventas (clientes, productos, distribución geográfica), actualizado diariamente.
• Se han incrementado las ventas en más de un 1,5-2% a través de acciones de venta personalizadas en base a datos de compras y mediante el uso de Mailchimp (proveedor de servicios de marketing por correo electrónico).
• Se han reducido los niveles de stocks aquejados de baja rotación en un 45%, mejorando y ajustando mejor las decisiones de aprovisionamiento realizadas de acuerdo a las necesidades reales de la empresa.
• Recientemente, la empresa ha desarrollado una solución a través de WhatsApp que permite a los clientes estar informados sobre el estado de sus pedidos a través de técnicas de inteligencia artificial.

Cara a futuro, la empresa se plantea desarrollar una solución basada en inteligencia artificial que permita sugerir niveles de stock óptimos basados en las ventas esperadas.