ferIA: Inteligencia Artificial para un recinto ferial colectivamente más inteligente

Descripción de la actividad de la organización

Ficoba, es el Recinto Ferial de Gipuzkoa, situado en el corazón de la eurociudad Donostia-San Sebastián/Bayona, es la primera feria transfronteriza y en el marco idóneo para que las PYMES del entorno cuenten con un espacio adecuado para exponer productos y mantener relaciones comerciales.

Sector

Organización de convenciones y ferias de muestras

Nº de personas empleadas

13

Localización

Antecedentes

El sector ferial es un sector maduro que arrastra procesos idénticos desde hace décadas. Ficoba cree que la Inteligencia Artificial ofrece la oportunidad de optimizar los procesos de la organización ferial así como la gestión de participantes. A su vez, la Covid-19 ha acelerado la digitalización en todos los ámbitos, incluido el sector de ferias y congresos. En este sentido, Ficoba aboga por sacar el máximo partido de la digitalización de su actividad, y va más allá al aplicar además nuevas herramientas relacionadas con la inteligencia artificial.

Reto

Ficoba pretende posicionarse como un proyecto innovador y situar a la industria ferial vasca a la vanguardia del sector, gracias al uso de la Inteligencia Artificial. En este sentido, un reto importante en el desarrollo de herramientas de Inteligencia Artificial es evitar los sesgos discriminatorios de índole social (por ejemplo, en materia racial, de género…). Para ello, es necesario ir más allá de la mera solución técnica, introduciendo la perspectiva ética en la concepción de la herramienta.

Razones para ser considerado un Caso Práctico de Innovación

Porque se ha puesto en marcha una novedosa herramienta de inteligencia artificial para el tratamiento de la información en un recinto ferial, que permite estimar la afluencia de visitantes y la repetición de expositores en eventos futuros, con resultados prometedores. Esta información ha permitido optimizar los procesos comerciales de la organización. La particularidad de este caso es que la innovación viene exclusivamente desde dentro, con las capacidades propias de la empresa, sin servicios externos. Además, no se conocen otros recintos feriales que utilicen este sistema.

Ficoba es el Recinto Ferial de Gipuzkoa y está situado en Irun (Gipuzkoa). Se dedica a la organización de ferias, congresos y todo tipo de eventos. Su Director Gerente, ingeniero informático de formación, lleva desde 2018 formándose en el ámbito de la Inteligencia Artificial, convencido del valor añadido que este campo puede aportar a cualquier actividad empresarial. Poco a poco ha ido aplicando sus conocimientos en la actividad de Ficoba, y ha iniciado el desarrollo de una nueva herramienta de tratamiento de la información, que permita hacer del recinto ferial una organización colectivamente más inteligente. A esta herramienta se le ha llamado “ferIA”, al integrar la I.A. en la cadena de valor de las organizaciones feriales.

El desarrollo del prototipo de esta herramienta finalizó en febrero de 2020, y a partir de entonces se dio a conocer al resto del equipo. Fue necesario dedicar un tiempo al tratamiento y la limpieza de los datos que la alimentan, ya que son clave para obtener unos buenos resultados. Para ello la colaboración de toda la plantilla resultó fundamental. Posteriormente, se puso en marcha un protocolo de actuación a modo de test, para validar la herramienta. Así, en septiembre de 2020, con el inicio de la nueva temporada de actividad, Ficoba comenzó a utilizarla en sus procesos habituales.

Hasta ahora (otoño 2021) esta herramienta se ha aplicado para predecir qué expositores van a volver a estar presentes en un evento, y para estimar el número de visitantes que podrían acudir. Ambos son datos clave. Conocer con ciertas garantías qué expositores van a volver a participar en la siguiente edición de una feria permite optimizar la labor comercial, con una asignación de recursos más eficiente. Asimismo, conocer la afluencia de visitantes facilita una mejor planificación de los procesos relacionados con seguridad, aparcamiento, aforo, etc.
Con todo, es importante destacar que los recursos utilizados para la puesta en marcha de esta innovación son exclusivamente internos, y no se ha colaborado con agentes externos. Se pone en valor que, con pocos recursos, se ha logrado dar un gran salto. Miembros del equipo de Ficoba se han formado en “machine learning” y en sus aplicaciones concretas para el sector de ferias y congresos, mientras que la adquisición del hardware necesario se ha hecho con financiación propia.

A futuro, Ficoba pretende seguir desarrollando esta herramienta y potenciar otras funcionalidades como la predicción del grado de éxito de un evento (por su temática, ubicación, momento del año…) o el diseño óptimo de su plano (en función del tipo de evento, la afluencia de visitantes y expositores, etc.). Ficoba tiene como objetivo continuar creciendo en esta dirección, en línea con su estrategia de digitalización.

1. En 2018, la Dirección de Ficoba muestra interés por la Inteligencia Artificial y sus posibilidades para optimizar la actividad de la organización, por lo que comienza a formarse en ese ámbito. Su objetivo es desarrollar una herramienta interna propia que aporte valor añadido a la organización.
2. Hacia febrero de 2020, finaliza el desarrollo básico de esta herramienta, conocida como “ferIA”, y se da a conocer a toda la plantilla. Se trabaja en el tratamiento de los datos disponibles, que son los que alimentan la herramienta y determinan la calidad de los resultados.
3. Se pone un marcha un protocolo de testeo, a fin de validar la herramienta.
4. A partir de septiembre de 2020, se extiende el uso de la herramienta a los procesos de producción de toda la organización.
5. Hasta ahora, la herramienta se ha utilizado de manera estándar y efectiva en dos ámbitos principales: la predicción de expositores que van a volver a participar en un evento de Ficoba, y la predicción de la afluencia de visitantes.
6. A futuro, y ante los buenos resultados conseguidos, se está trabajando en el desarrollo de la herramienta, para explotar nuevas funcionalidades, como la predicción del éxito de una feria.

• Ficoba ha desarrollado su propia herramienta de Inteligencia Artifical, “ferIA”, que permite predecir:
a) Repetición de expositores: Disponiendo de datos históricos en la organización de eventos y ferias, se ha implementado un sistema de predicción de la participación ferial. Para ello, se ha entrenado una red neuronal (aplicación de la inteligencia artificial) que permite adaptar la estrategia comercial y asignar recursos más eficientemente en los procesos de venta.
b) Curva de asistencia de eventos: Mediante Redes Neuronales Recurrentes (otra aplicación de la inteligencia artificial) se predice la asistencia al evento teniendo en cuenta datos contextuales como fechas, climatología, etc., lo que permite adaptar acciones en materia de seguridad, comunicación y publicidad, ...
• La predicción de la participación de expositores tiene un 87% de fiabilidad. Se trata de un dato muy satisfactorio: el sistema de predicción utilizado anteriormente, basado en encuestas tradicionales, tenía una fiabilidad un 30% inferior.
• Con esta nueva herramienta, se han sentado las bases para que Ficoba se convierta en una organización colectivamente más inteligente, es decir, más potente y con capacidades superiores.
• Los resultados positivos obtenidos son motivadores y animan a seguir apostando por la introducción de la Inteligencia Artificial en más procesos.