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RESTAURANTE 4.0: tecnología con “doble cara” para la digitalización de la gestión en bodegas de establecimientos hosteleros

Digitalización del proceso de aprovisionamiento y gestión de la bodega a través de la identificación individualizada de cada botella utilizando NFC que permite una trazabilidad completa hasta el consumo. El cliente desde su dispositivo móvil recibe información detallada sobre el vino.

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  • Actividad

    Descripción de la actividad de la organización

    Centro de formación profesional de la red de centros públicos no universitarios del País Vasco. Se imparten ciclos formativos de grado medio y superior, programas de especialización y formación a través de Lanbide. Cuenta con más de 500 alumnos anualmente.

    Sector

    Formación profesional

    Nº de personas empleadas

    71

    Localización

    Campus Universitario s/n, 48940 , Leioa, Bizkaia
  • Argumento

    Antecedentes

    El espacio destinado a bodega de la escuela se ha ido incrementando en los últimos años, hasta contar actualmente con dos bodegas de almacenaje, en las que se realizan también visitas y catas, y 3 cavas que dan servicio a las salas de restaurante, albergando en su totalidad aproximadamente 9.000 botellas de unas 1.900 referencias diferentes. El disponer de un surtido tan amplio, supone problemas en la gestión del stock, pero también ineficiencias operativas en la propia localización de un producto solicitado con el cliente, el cual se puede encontrar en cualquiera de los espacios habilitados.

    Reto

    El principal reto ha sido diseñar e implementar una solución de bajo coste que permite impulsar entre el alumnado la gestión de situaciones problemáticas en la práctica, minimizando errores en la gestión de bodega e incrementando la eficiencia del servicio en sala, lo que contribuye a la profesionalización y competitividad del sector. Asimismo, cabe señalar el esfuerzo inicial dedicado a grabar los NFCs para la identificación individual de cada botella, así como al volcado en el sistema de toda la información relativa a cada referencia.

    Razones para ser considerado un Caso Práctico de Innovación

    Porque se trata de una innovación en el proceso de gestión logística de la bodega de un establecimiento hostelero, mediante la aplicación de un sistema de etiquetado NFC, dispositivos móviles y ordenadores de placa simple de bajo coste, que permite al establecimiento la trazabilidad unitaria de cada botella almacenada a lo largo de sus diferentes etapas en la escuela hasta su consumo final, y al cliente información detallada sobre el vino seleccionado, lo que contribuye a la mejora de su experiencia gastronómica.

  • Descripción

    Entre las funciones de la Escuela de Hostelería de Leioa – Leioako Ostalaritza Eskola, EHL-LOE, además de la esencial de ofrecer una formación excelente teórica y práctica en el sector de la hostelería y alimentación, se encuentra la de poner al servicio de la sociedad proyectos de I+D+i que mejoren las condiciones de los sistemas productivos y de gestión en su ámbito de competencia.

    En este sentido, y en su ánimo de contar con una bodega a la vanguardia de las últimas tecnologías en materia de gestión, el equipo de innovación de la escuela empezó en abril de 2019 la concepción y diseño de una solución de bajo coste que permitiera la sistematización y digitalización de cada unidad estocada en la bodega, lo que ha supuesto un claro avance en el proceso de aprovisionamiento y gestión integral de la misma.

    La bodega de la escuela se encuentra dividida en 5 espacios de similar estructura y disposición, que son gestionados como si se tratara de uno sólo, y dispone de cerca de mil novecientas referencias distintas (unas nueve mil botellas en total) clasificadas por diferentes tipos de vino: tintos, blancos, rosados, cavas, champagne, dulces, fortificados, generosos, vin jaune, vino naranja, espumosos y licorosos.

    A través de la identificación individualizada de cada botella, mediante una etiqueta NFC (Near Field Communication) que va colgada en el cuello a modo de placa identificativa, se mantiene controlada la trazabilidad de las unidades en todo momento, mediante su integración en el sistema de gestión utilizado por la escuela, denominado SUTONDO, desarrollo también propio de la organización. De esta forma, una vez se ha registrado la botella en el sistema, y asociado a un número de serie que se obtiene al pasar la etiqueta NFC por un lector, se logra un control absoluto de los movimientos de las botellas de manera individualizada en la escuela, conociendo en todo momento y en tiempo real cuando entra una botella en el sistema, en que hueco exacto se ha colocado y cuando sale de la bodega, ya que cada paso queda debidamente registrado en el sistema. Además, el sistema permite el volcado de información completa acerca del vino, tal como ingredientes, alérgenos, proveedor, varietal, año, etc.

    Desde la perspectiva del cliente, simplemente acercando un dispositivo móvil a la etiqueta, sin necesidad de aplicaciones adicionales, se accede a un espacio web (a través del navegador) que muestra en la pantalla todos los datos del vino que se dispone a degustar, desde su procedencia, hasta una nota de cata, pasando por el precio y las recomendaciones de consumo. Como recuerdo de la experiencia, y a modo anecdótico, el cliente se pueda quedar con la etiqueta NFC del vino consumido.

  • Acciones

    1. En primer lugar, se asignó el proyecto al equipo de innovación de la escuela, compuesto por 4 personas, a los que se liberó de horas docentes y se les otorgó una dotación horaria para el desarrollo del proyecto.
    2. El equipo de innovación, en primera instancia procedió a la conceptualización de la solución a aplicar, identificando las principales características y definiendo las funcionalidades del sistema.
    3. Contratación de empresa IT encargada del desarrollo de software del módulo a integrar en SUTONDO, así como de realizar las recomendaciones oportunas sobre la factibilidad de las tecnologías a aplicar en la solución.
    4. Una vez concretadas las tecnologías, se procedió a la adquisición de los equipos necesarios para la implementación del proyecto: 3 ordenadores de placa simple (raspberry), 2 lectores de NFC y doce mil etiquetas NFC (regrabables).
    5. Alta y volcado de toda la información relativa a cada vino en el módulo específicamente desarrollado para la bodega en el sistema de gestión SUTONDO: información nutricional, alérgenos, formato, datos de bodega, tipo de uva, opciones de maridaje con las ofertas gastronómicas de la escuela, etc.
    6. Grabado de etiquetas NFC y asignación de número de serie generado a cada botella, registrando el almacén destino y hueco concreto de almacenamiento.
    7. Formación acerca de la utilización del nuevo sistema.

  • Resultados

    Cuantitativos:
    •Incremento de la experiencia global de los clientes que han visitado la escuela en el primer semestre de 2021 (periodo de puesta en marcha del proyecto, debido a las restricciones en hostelería generadas por el COVID-19), evidenciable a través de las encuestas de satisfacción realizadas. Concretamente, desde la implantación de las etiquetas de NFCs se ha logrado pasar de 92 a 97 puntos sobre 100 en la valoración de los clientes.
    •Incremento del control económico y gestión de las unidades en stock, evitando posibles pérdidas de botellas y errores en la imputación de precios a las mismas.
    •Ahorro de tiempo en la localización de una botella a servir, al identificar rápidamente el espacio y hueco exacto en el que se encuentra la unidad más cercana a la sala.
    •Contratación de una persona especializada en el sector de la enología.
    Cualitativos:
    •La información del sistema permite un mejor aprovechamiento del stock y realizar campañas de promoción, por ejemplo, de venta asociadas al periodo óptimo de consumo para cada vino.
    •La iniciativa ha sido difundida en medios especializados (revista Horeca), y en RR.SS. a través de críticos e influencers gastronómicos.
    •Varias bodegas de reconocido prestigio, así como restaurantes top galardonados con estrellas Michelin, se han interesado por el proyecto, dada la factibilidad de replicarlo internamente en sus empresas.

  • Contacto

    Nerea Díaz Prieto

    656769575

    [email protected]

    Testimonios

    Mikel Valcárcel Gómez (Subdirector de EHL y Responsable de Calidad)
    “Los clientes han valorado muy positivamente la experiencia. Desde la implantación de los NFCs en botellas, se ha aumentado el nivel de satisfacción de la clientela, medido a a través de encuestas, en 5 puntos (de 92 a 97 sobre 100)”

    Nerea Díaz Prieto (Responsable Innovación EHL)
    “El objetivo de la Escuela no es sólo generar profesionales, sino también productos que puedan aportar valor y enriquecer el sector de la hostelería. Con este proyecto, no sólo se mejora la gestión interna de la bodega, sino también la experiencia del cliente que nos visita”

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