BIKAI-GAZTANDEGI DORREA: Business Intelligence, herramienta para el crecimiento

Descripción de la actividad de la organización

BUSINESS INTELLIGENCE. Diseñamos sistemas de información automáticos, dinámicos y visuales.
Recogemos datos, los ordenamos y analizamos para que nuestros clientes dispongan de la información que necesitan para optimizar el proceso de toma de decisiones en tiempo real y apoyada en datos de calidad

Sector

Business Inteligence y gestión empresarial

Nº de personas empleadas

1

Localización

Antecedentes

La empresa Gaztandegi Dorrea, dedicada a la fabricación y venta de quesos está inmersa desde hace tres años en un proceso de transformación digital. Así, y tras introducir un sistema ERP (que permite recolectar, almacenar y recuperar toda la información generada por las transacciones producidas en la organización), la empresa se planteó la necesidad de dar un paso más y desarrollar, en colaboración con BIKAI Global, un sistema de BI que le permitiera transformar esos datos en información relevante para la mejor gestión de la empresa y desarrollo de sus líneas estratégicas de crecimiento

Reto

El reto planteado ha sido el desarrollo en colaboración con una empresa especializada de un sistema de Business Intelligence (BI) que permite a Gaztandegi Dorrea optimizar el proceso de toma de decisiones en base al desarrollo de un sistema de información automatizado, muy visual e interactivo, y que permite la disponibilidad de datos y la toma de decisiones en tiempo real referidos al área comercial y económico-financiera.

Razones para ser considerado un Caso Práctico de Innovación

El caso refleja las importantes potencialidades que los sistemas de Business Intelligence (BI) tienen para un mejor análisis y gestión inteligente de los datos generados por cualquier organización, independientemente de su tamaño o sector al que pertenezca. En este caso, el trabajo colaborativo entre una empresa especializada en el desarrollo de este tipo de soluciones de BI y una empresa del sector primario ha permitido desarrollar una solución ad-hoc y perfectamente adaptada a las necesidades de la empresa usuaria final

Gaztandegi Dorrea es una quesería fundada hace 40 años y dedicada a la fabricación y venta de quesos de oveja y vaca con y sin denominación de origen “Idiazabal”, en diferentes formatos, además de requesón de oveja. Se trata de uno de los mayores elaboradores de quesos con denominación de origen Idiazabal. La filosofía de la empresa es elaborar quesos naturales y de calidad conservando el sabor tradicional.

La empresa inició hace tres años su transformación digital con la mejora de sus sistemas transaccionales, básicamente mediante un sistema ERP que permitía recolectar, almacenar y recuperar toda la información generada por las transacciones producidas en la organización. Sin embargo, toda esta información generada se analizaba a través de hojas de cálculo, que había que calcular y elaborar cada vez con los consiguientes problemas de tiempos de elaboración y actualización de la información disponible. En este contexto, y para dar un uso más eficaz e inteligente a toda la información generada, la empresa se planteó la posibilidad de utilizar un sistema de Business Intelligence (BI) que le permitiera optimizar el proceso de toma de decisiones en base al desarrollo de unos cuadros de mando, siempre apoyados en datos de calidad y disponibles en tiempo real.

Para ello, Gaztandegi Dorrea contactó con BIKAI Global, empresa especialista en BI y gestión empresarial. En este sentido, y tras un trabajo conjunto entre ambas partes a lo largo del año 2020, se ha desarrollado un sistema de información automatizado, muy visual e interactivo, y que permite la disponibilidad de datos e indicadores clave, así como la toma de decisiones en tiempo real referidos al área comercial y económico-financiera.

En este sentido, los recursos utilizados para desarrollar este sistema de información han sido varios, incluyendo las horas de trabajo del equipo de trabajo conjunto Bikai-Dorrea para la definición de los indicadores clave de negocio (KPIs), el desarrollo personalizado de la solución de BI y el diseño de los paneles de control más adecuados o, finalmente, su conexión a las bases de datos ya existentes, además de diversas inversiones ligadas con el licenciamiento del software.

Es importante subrayar que los cuadros de mando desarrollados son accesibles en cualquier momento y desde cualquier lugar en tiempo real (desarrollo en cloud). En la actualidad, y teniendo en cuenta los excelentes resultados obtenidos y la satisfacción de Gaztandegi Dorrea con la solución implantada, en la actualidad se está extendiendo este sistema de información a las áreas de logística y producción. El objetivo último es el de crear un centro neurálgico que aborde al completo toda la organización y permita la toma de decisiones informadas y globales

Las principales acciones desarrolladas en el marco del proyecto han sido las siguientes:
1. En primer lugar, la empresa especialista en BI trabajó estrechamente con Gaztandegi Dorrea en la identificación de sus requerimientos y necesidades concretas de información, tanto en el área comercial como financiera. En este sentido, se analizaron los KPIs tradicionalmente utilizados, analizando su utilidad y la conveniencia de introducir otros nuevos.
2. Posteriormente, se analizó el grado de adecuación de la información ya disponible con los KPIs definidos, lo que en algún caso supuso la necesidad de desarrollar e introducir nuevos datos (muchos de ellos calculados de manera indirecta) por parte de la empresa quesera.
3. En tercer lugar, se procedió a diseñar de manera personalizada los diversos paneles de control de los KPIs y variables identificadas como claves, tomando como referencia su fácil comprensión y manejo por parte de la empresa usuaria.
4. En cuarto lugar, se procedió a procesar, mapear y parametrizar todos los datos disponibles del ERP de la empresa, integrando estos datos posteriormente en un mismo formato para que pudieran ser analizados.
5. Finalmente, se procedió a testar y evaluar la operatividad de los cuadros de mando desarrollados, optimizándolos y refinándolos según las sugerencias y necesidades de Gaztandegi Dorrea.

Es importante subrayar que los cuadros de mando desarrollados son accesibles en cualquier momento y desde cualquier lugar en tiempo real (desarrollo en cloud).

Los resultados alcanzados hasta la fecha por Gaztandegi Dorrea son muy positivos.
• La nueva solución implantada permite la rápida disponibilidad de información de calidad y en tiempo real sobre los principales indicadores clave de negocio (KPIs) en el área comercial y económico-financiera, al tiempo que la nueva solución implantada es intuitiva y fácil de usar y reduce las duplicidades de información (a veces no coincidente) que se producían.
• La nueva solución implantada permite la toma ágil de decisiones. Por ejemplo, y en el área comercial, cualquier cambio en la relación con el cliente es inmediatamente detectada, lo que permite adecuar rápidamente las acciones a la situación específica de cada cliente y/o línea de producto.
• La solución implantada ha permitido identificar prácticas ineficientes aplicadas tradicionalmente. Por ejemplo, la empresa desarrolla en la actualidad una política de precios más consistente, además de una mejor atención a clientes que, por su tamaño, no estaban correctamente atendidos hasta entonces.
• Finalmente, la difusión de la herramienta de BI y sus resultados desde la gerencia a toda la organización está suponiendo un cambio cultural radical en la empresa, generando un mayor compromiso con la organización
Cara a futuro, está previsto en el 2021 que los sistemas de BI introducidos sean extendidos a las áreas de logística y producción.