Automatización de la gestión de pedidos y el transporte mediante IA

Descripción de la actividad de la organización

Fabricación de piezas para automoción, valvulería, elevación, agrícola y otros sectores mediante fundición de hierro nodular.

Sector

Fundición

Nº de personas empleadas

418

Localización

Antecedentes

En el ejercicio de su actividad, Betsaide realizaba una gran cantidad de tareas manuales repetitivas relacionadas con el procesamiento de los pedidos y la elección de los transportistas para los mismos que no apartaban valor a la empresa, identificando así la necesidad de digitalizar y automatizar dichas tareas para incrementar su competitividad y eficiencia operativa.

Reto

En el contexto general de la digitalización de la empresa, el reto consiste en eliminar tareas repetitivas sin valor realizadas de forma manual relacionadas con el procesamiento de los pedidos y la elección de los transportistas, mediante la automación de las mismas, a través de la integración de inteligencia artificial, optimizando la eficiencia operativa y la gestión de los recursos humanos de Betsaide.

Razones para ser considerado un Caso Práctico de Innovación

Porque mediante el uso de inteligencia artificial se automatizan los procesos internos de la empresa asociados al procesamiento de pedidos. Asimismo, se desarrolla una herramienta para la gestión del transporte de estos pedidos que propone de forma automática al transportista más económico para cada pedido, en función de sus necesidades específicas, eliminando así tareas repetitivas que se realizaban de forma manual y ganando en eficiencia operativa.

Betsaide es una empresa de fundición que suministra piezas de hierro nodular a clientes de referencia de la industria del automóvil y camión, así como a otros sectores estratégicos tales como vehículos agrícolas y de elevación, valvulería, herramientas de mano, etc.

Diariamente la compañía realizaba gran cantidad de tareas repetitivas de forma manual asociadas a la gestión documental que implica el procesamiento de los pedidos. Todos los días llegaban a la empresa gran cantidad de emails con PDFs no editables que había que imprimir para posteriormente introducir la información necesaria en el sistema de la empresa de forma manual. Estos documentos en PDF pueden ser de distinta tipología, presentar diferentes estructuras en cada caso y estar en distintos idiomas. Asimismo, la elección del transportista adecuado para cada pedido era también una labor que se realizaba de forma manual. Así las cosas, la realización repetitiva y manual de estas tareas consumía mucho tiempo y recursos.

Ante esta problemática, Betsaide decide colaborar con la consultoría We Are Clickers (especializada en soluciones basadas en inteligencia artificial y a la que conocen a través del Programa BIND 4.0), para el desarrollo de una solución que permita automatizar el procesamiento de los pedidos, así como de una herramienta que de forma automática proponga al transportista más económico para cada pedido en función de sus necesidades concretas.

El funcionamiento de estas soluciones es el siguiente. En el caso de la automatización del procesamiento de pedidos, el sistema basado en inteligencia artificial, y más concretamente en tecnologías del lenguaje, permite leer, analizar y procesar de forma automática la información contenida en los PDFs recibidos y trasladarla también de forma automática al ERP de la empresa. En el caso de la herramienta para la gestión del transporte de los pedidos, una vez introducidos los datos necesarios para cada pedido en cuanto a peso, destino, etc, de forma automática, ésta analiza todos los posibles transportistas y sus tarifas para las necesidades señaladas y propone de forma autónoma al más económico. Además, se desarrolla una interfaz única que actúa como núcleo de control para todas las operaciones automatizadas, facilitando así la gestión y la toma de decisiones.

A nivel de recursos, el proyecto ha contado con la dedicación de diez personas de Betsaide durante seis meses y la colaboración de We Are Clickers que es quien proporciona el conocimiento sobre inteligencia artificial y su aplicabilidad.

1. A comienzos de 2024 Betsaide y We Are Clickers firman el contrato para su colaboración, detallando cómo funcionaban en aquel momento los procesos internos relacionados con el procesamiento de los pedidos y la elección de los transportistas (análisis AS IS).
2. Al lo largo de marzo de dicho ejercicio se definen las soluciones a diseñar para dar respuesta al reto de automatizar mediante inteligencia artificial dichos procesos internos asociados al procesamiento de los pedidos y la elección del transportista más económico (definición TO BE).
3. En mayo de 2024 se diseña una primera versión de la solución para la automatización de los pedidos y en junio del mismo una primera versión de la herramienta que propone de forma automática al transportista más económico para cada pedido en función de sus necesidades.
4. Tras una serie de pruebas y ajustes, en julio de 2024 se implantan las versiones definitivas de ambas soluciones.

 Implantación exitosa en julio de 2024 de la solución para la automatización mediante inteligencia artificial del procesamiento de los pedidos y de la herramienta para la elección del transporte de los mismos que automáticamente propone al transportista más económico.
 Ahorro de costes y eficiencia operativa: se han ganado 230 horas anuales en lo relacionado con el procesamiento automatizado de los pedidos y 240 horas anuales en lo relativo a la búsqueda de transportistas para los pedidos.
 Eliminación de errores humanos asociados a la realización de tareas repetitivas de forma manual.
 Mejora del servicio al cliente gracias a procesos más ágiles y precisos y con menor tiempo de respuesta.
 Optimización de logística debido a la automatización de la propuesta del transportista a utilizar.
 La replicabilidad de estas soluciones es alta ya que podrían aplicarse fácilmente a otras áreas de la empresa con necesidades de gestión documental y/o de selección de transportistas.

- BIND 4.0