iCONTAINS APP: Solución para gestión de repartos y retirada de mercancía y depósitos

Descripción de la actividad de la organización

Consultora de digitalización de procesos de tratamiento de la información en organizaciones privadas y públicas. Análisis, diseño, propuesta y ejecución de proyectos TIC de mejora de la gestión en dicho ámbito.

Sector

Servicios de consultoría informática y asesoramiento

Nº de personas empleadas

21

Localización

Antecedentes

Contenedores Vascos S.A., empresa cuyo negocio central es el alquiler de contenedores y la retirada y gestión de residuos no peligrosos, es consciente de que cuenta con una gestión logística lastrada por su alto grado de proceso manual y desvinculada de los sistemas de información de la empresa. Esto le genera ineficiencias, con un servicio mejorable y unos altos costes de operación, situación habitual en el sector. Por su parte, ATE Informática, dispone de una solución de movilidad que no cubre el ámbito de logística, un ámbito de interés por su gran potencial de digitalización y crecimiento.

Reto

El reto consiste en el desarrollo de una solución digital, intuitiva y escalable para mejorar la gestión de Contenedores Vascos en términos de eficiencia operacional y servicio final al cliente, dentro de un sector que cuenta con trabajadores poco formados en el ámbito digital, un gran dinamismo del suministro y la necesidad de cumplir con la normativa del Gobierno Vasco. Está normativa, obliga a gestionar de modo electrónico, a través del Sistema de Gestión Integral de información medioambiental IKS-eem, la información relativa al traslado de residuos no peligrosos con destino a vertedero.

Razones para ser considerado un Caso Práctico de Innovación

Porque se ha implementado una solución digital intuitiva y escalable para digitalizar y automatizar el proceso logístico de retirada y gestión de residuos no peligrosos del cliente, integrando y digitalizando en una única solución un proceso analógico y manual hasta la fecha. La solución ha mejorado mucho la eficiencia operacional gracias al acceso a información a tiempo real, se ha logrado la trazabilidad y automatización completa del servicio y se ha mejorado el nivel del servicio al cliente, logrando importantes retornos de la inversión.

La empresa Contenedores Vascos S.A. fundada en 1983 y fusionada con la empresa Contenedores Urduliz S.L en 2006 es una empresa autorizada por el Gobierno Vasco que ofrece soporte en obras públicas y privadas. La línea de negocio central de la empresa es ofrecer servicios de retirada y gestión autorizada de residuos no peligrosos, para lo que cuenta con una amplia flota de camiones, maquinaria y contenedores. Además, la información relativa al traslado de residuos no peligrosos con destino a vertedero debe gestionarla de modo electrónico, a través del Sistema de Gestión Integral de información medioambiental IKS-eem del Gobierno Vasco.
Tradicionalmente, la empresa ha venido realizando la gestión, control y reporte de sus actividades de forma manual y desligadas de los sistemas de información de la empresa (ERP) lo que le ocasionaba problemas de falta de control en cuanto a retiradas de residuos, ordenes de servicio, conductores y camiones, así como ineficacias, servicios incompletos y perdidas económicas. Ante esta problemática, recurre a ATE Informática (su proveedor de ERP) con el objetivo de unificar en un mismo sistema digital la gestión de oficina con las retiradas de residuos y conductores, con la información a reportar a Gobierno Vasco, según la normativa IKS-eem, y las gestiones con los clientes.
Así, se define el proyecto de un coste aproximado de 8.000 € y que se ha desarrollado e implementado a través de un proceso de varias fases y aproximadamente 18 meses de duración. Además, el proyecto ha requerido la creación de un equipo de trabajo integrado por las personas responsables de Contenedores Vascos S.A. y ATE Informática.
La solución desarrollada se ha integrado perfectamente en las dinámicas de trabajo de las personas trabajadoras de la empresa (flota móvil fundamentalmente), otorgando ya importantes retornos de la inversión gracias a que se ha conseguido la trazabilidad de todo el servicio y la automatización del tratamiento de los datos de gestión (orden de servicio, obra, material, conductor y vehículo, reporte on-line de mercancías y depósitos servidos y retirados, conformidades de cliente, etc.), con el consiguiente aumento del nivel de servicio y el ahorro de costes administrativos.
En definitiva, la solución implementada ha permitido resolver los retos planteados y obtener mejoras relevantes por medio de la digitalización y automatización de la gestión de la información del área logística en la línea de negocio central de la empresa. Además, la solución permite incorporar a futuro nuevas funcionalidades que respondan a nuevos retos en la gestión de la organización.

Las principales acciones desarrolladas han sido las siguientes:
1. Análisis conjunto de las problemáticas y retos entre Contenedores Vascos y ATE Informática para identificar las áreas de mejora en la gestión donde incorporar la digitalización
2. Identificación del área logística como área de aplicación concreta
3. Análisis pormenorizado de la situación, flujos de trabajo, requerimientos y objetivos a alcanzar
4. Presentación de la propuesta de solución (valoración técnica y económica), acuerdo y puesta en marcha (junio de 2020)
5. Realización de reuniones de contraste entre Contenedores Vascos y ATE Informática para acordar el diseño final de solución
6. Organización y estandarización de la información que se ingresa en la solución de acuerdo a los requerimientos definidos y desarrollo de la misma (ATE)
7. Formación de los usuarios de la aplicación (conductores y otro personal)
8. Prueba piloto sobre el terreno con trabajadores más receptivos a la digitalización, arranque y puesta en marca (noviembre 2020)
9. Seguimiento de la prueba piloto y realización de ajustes
10. Implantación y despliegue final de la solución (octubre de 2021)
Además, se prevé que la solución vaya evolucionando ya que permite incorporar nuevas funcionalidades para nuevos retos que se vayan presentando

Los principales resultados obtenidos han sido los siguientes:
Para Contenedores Vascos:
- Conseguir la integración entre su ERP y iCONTAINS app, facilitando y mejorando la compartición de información entre oficina central y parque móvil desplazado (personas conductoras de camiones que transportan los contenedores)
- Disponer de una herramienta útil y sencilla para el personal del área logística, algo esencial en el éxito del proyecto dada su escasa formación en TIC
- Automatizar el suministro y la retirada de mercancías por los conductores, eliminando gestiones duplicadas o perdidas que generan ineficiencias en la gestión y consiguiendo importantes retornos de la inversión
- Reducir los errores de transcripción manual de movimientos, reduciendo el factor de error humano
- Reducir los tiempos de gestión e información gracias a la mejor compartición de la información a tiempo real
- Mejorar en la coordinación y asignación de recursos, derivado de la mejora organizativa por la digitalización
-Eliminar el reporte en papel y otros formatos, al introducir la digitalización para la interactuación
-Lograr la trazabilidad en todo el servicio aportando valor añadido a sus clientes
Para ATE:
-Satisfacer las necesidades de la dirección y el personal de Contenedores Vascos
-Ampliar su cartera de soluciones de apps, con una solución que les permita crecer en el ámbito logístico